ゴルフインストラクターにも事務処理の仕事が発生します。具体的にはどういったものなのか？みていきましょう。
| ゴルフインストラクターの仕事内容 |
| 仕事内容①練習場でのレッスン 仕事内容②ラウンドレッスン 仕事内容③コンペの開催 仕事内容④知識のレクチャー 仕事内容⑤事務処理 仕事内容⑥WEB関連 |
溜まった作業をこなすのは大変なので、日々の仕事のルーティンにして少しずつ終わらせるようにしましょう。
ゴルフインストラクターの事務処理の内容
手帳の記入
毎日の目標やゴール、必ずしなければいけないことなど。忘れてはいけないことについて抜け、漏れがないように、また今日のレッスンには誰が来て、どんなレッスンにするのかを日報を見ながらチェックします。
レッスンが終わったら所感を記入。
また集金したり、キャンセルがあったり、生徒様がけがをしたり、などの出来事も手帳に記入しておきます。
特に、連絡事項は忘れやすいので、何かを受け取ったり、あとで対応すべきことなどはすべて手帳に記入しましょう。
手帳に書いたあと、手帳を見ながら日報に記入することができます。
どんなに気をつけていても、想定しなかったようなトラブルがおきることがあります。
自分の身を守るため、言った言わないなどの争いを避けるため、その他、手帳に記載するくせをつけていると良かったということが色んな場面で出てきます。
めんどくさくても手帳を持ち歩いてサッと記入するような習慣をつけていきましょう。
と聞いたので「わかりました。休校手続きの書類をお渡しします」と言って
うっかり忘れて一ヶ月以上も放置していたことがあります。
言われた内容も忘れて「あの日に伝えましたよ･･･」と生徒さまからもう一度教えていただきました。
それから発生したタスクはもちろん、ちょっとしたことも手帳に書くようにしています。
「ナイショー！！」なんて声を出していると
頭の中が空っぽになっちゃう！
私も気をつけないと。
日報の作成
手帳を見ながら日報の作成をします。
連絡事項も細かく記入し、振り返った際によくわかるようにします。
| 日報の内容（例） |
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特に、生徒様やスクール側とやりとりが発生した場合にはどんな話をしているか、どの時点まで進んでいるかなど双方で記憶違いも発生しやすいので必ず記載しましょう。
カルテの記入・整理
カルテとは通常病院などで使用する病歴の記録を書いた記録帳のことですが、ここではレッスンの際に生徒様一人一人のレッスンの記録を残した記録帳のことを指します。
レッスンのたびに
どんな練習メニューをしたか？
課題はどこなのか？
どんなアドバイスをしたか？
どのような様子だったか？
などを記入します。いつお越しになったかの記録があることで月々のレッスン日（レッスンチケット）を消化できているか？もチェックできます。
レッスンの途中で記入したり、終わったあとは必ず最後まで記入しましょう。
会話の中で聞いたデータも書いておくと何度も聞かなくて済みますよ！
家族構成やペットを飼っていることとか、何度も聞いてしまったことがありました。
カルテに書いてあると何度も目にする機会があって必然的に覚えますね。
入会・退会・休会の手続き
入会、退会、休会の手続きは基本的には受付がすることが多いと思いますが、それまでの用紙をお渡ししたり、窓口のお問合せ先をお伝えしたり、受付に引きつぐまでの案内をしましょう。
入会、退会、休会の用紙は仕分けしてレターケースにしまうなど、収納場所の確保をして整理整頓、管理しやすいようにします。
勤務時間の管理
どのような勤務形態かによりますが、手帳に勤務時間の記録はしておきましょう。
また提出する必要がなくても1日でどれくらいの時間勤務していたのか？
レッスンの時間、事務作業の時間などの記録をすることで振り返ることができます。
経費の申請
イベント、研修、応援など、移動が発生した際には、交通費や宿泊費。
また備品の購入などが発生します。
会社に経費の申請方法を確認してレシート一緒に提出しましょう。
個人の場合ですと、経費の確定申告が必要になります。
帳簿を作成するのか？
アプリで管理するのか？
色んな管理方法がありますが、必ず記録しておきましょう。
イベントの企画・お金の管理・申請
コンペやラウンドレッスン、特別レッスンのときには都度払いのイベント参加料を回収する必要が出てくるものもあります。
また企画をする際には、企画書や、実施記録などの作成、参加者名簿や集金記録も必要です。
さらにスクールへの申請やゴルフ場への予約や確認作業、また生徒様への告知業務、受付業務もしていきます。
生徒様の管理
急なキャンセル、またしばらくレッスンに来ていない。遅刻やレッスン日入れ替えなどの対応が必要です。連絡があった場合は手帳や日報などに記録し、またしばらく来ていない方には連絡を入れてみましょう。
レッスンスケジュールの管理
毎月ごとにレッスンを入れる日程を決める作業があります。
普段のレッスンと違う日、お休みを入れる日など調整してスクール側にわたします。
まとめ
人と関わり金銭が発生しますので記録は大事だということがおわかりいただけたのではないでしょうか。
記録をつけるのははじめは大変ですが、慣れるようにしましょう。
また、記録をつけたものを1ヶ月に1回振り返る時間をとって、改善できるところは改善していく必要があります。
作業する時間は効率よく。生徒さまへの対応はより行き届くようにして満足度を高めていきましょう。
苦手ですか？
大丈夫！慣れたらどおってことはないんです！
